Od 2026 roku przedsiębiorca, który sprzedaje na kasie fiskalnej, pracuje z dwoma systemami Ministerstwa Finansów. Kasa fiskalna online wysyła paragony do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), a faktury trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Te systemy się nie zastępują. W tym wpisie wyjaśniamy, który dokument wystawić w jakiej sytuacji i co zmienia się od 1 stycznia 2027 r.
Dwa systemy, dwa różne dokumenty
| Kasa fiskalna online | KSeF | |
|---|---|---|
| Dokument | paragon fiskalny (także e-paragon) | faktura ustrukturyzowana (XML w schemie FA(3)) |
| Dokąd trafiają dane | Centralne Repozytorium Kas (CRK) | Krajowy System e-Faktur |
| Kto jest klientem | głównie konsumenci | głównie firmy (sprzedaż B2B) |
| Potwierdzenie | raport dobowy z kasy | numer KSeF i UPO |
Kasa nie zwalnia z KSeF, a KSeF nie zwalnia z kasy. Jeśli sprzedajesz zarówno klientom indywidualnym, jak i firmom, potrzebujesz obu rozwiązań.
Terminy KSeF – kogo i od kiedy obejmuje
| Od kiedy | Co się zmienia |
|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla największych firm (sprzedaż za 2024 r. powyżej 200 mln zł); obowiązek odbierania faktur z KSeF dla wszystkich |
| 1 kwietnia 2026 r. | obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla pozostałych firm |
| 1 stycznia 2027 r. | obowiązek dla najmniejszych podatników (faktury do 10 000 zł brutto miesięcznie) oraz koniec wyjątków dla faktur z kasy i paragonów z NIP |
Do limitu 10 000 zł nie wlicza się sprzedaży dla konsumentów udokumentowanej wyłącznie na kasie fiskalnej.
Kiedy wystarczy sam paragon?
Gdy sprzedajesz osobie prywatnej i klient nie prosi o fakturę. Paragon z kasy online w zupełności wystarczy, a KSeF w ogóle Cię wtedy nie dotyczy.
Klient firmowy przy kasie – zasady w 2026 roku
Do 31 grudnia 2026 r. obowiązuje okres przejściowy:
- Paragon z NIP do 450 zł brutto (lub 100 euro) jest fakturą uproszczoną. Nie wysyłasz go do KSeF i nie wystawiasz do niego drugiej faktury.
- Sprzedaż powyżej 450 zł dla firmy – drukujesz paragon z NIP, a fakturę wystawiasz w KSeF. W dokumentacji zostawiasz numer paragonu i numer unikatowy kasy.
- Faktura z kasy fiskalnej – jeśli Twoja kasa ma funkcję wystawiania faktur, do końca 2026 r. możesz z niej korzystać poza KSeF.
Co zmienia się od 1 stycznia 2027 r.?
- Koniec faktur z kasy – faktury dla firm wystawia się już tylko w KSeF.
- Paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną – do każdego paragonu z NIP, także poniżej 450 zł, wystawiasz fakturę w KSeF.
- Oznaczenie FP w JPK_V7 – taka faktura nie zwiększa podatku należnego, bo sprzedaż jest już ujęta w raporcie dobowym z kasy.
Ministerstwo Finansów przygotowało też zmiany w rozporządzeniu o kasach, które usuwają z przepisów możliwość wystawiania faktur na kasie. Jeśli do tej pory drukowałeś faktury z kasy, zaplanuj zmianę sposobu pracy jeszcze w 2026 roku.
Ściąga: jaki dokument w jakiej sytuacji?
| Sytuacja | 2026 | Od 2027 |
|---|---|---|
| Konsument, bez faktury | paragon | paragon |
| Konsument chce fakturę | paragon + faktura (KSeF dobrowolnie) | paragon + faktura (KSeF dobrowolnie) |
| Firma, do 450 zł | paragon z NIP (faktura uproszczona) | paragon z NIP + faktura w KSeF (FP) |
| Firma, powyżej 450 zł | paragon z NIP + faktura w KSeF lub faktura z kasy | paragon z NIP + faktura w KSeF (FP) |
| Sprzedaż bez kasy (np. przelew, usługa B2B) | faktura w KSeF | faktura w KSeF |
Najczęstsze błędy
- Druga faktura do paragonu z NIP do 450 zł – w 2026 r. taki paragon już jest fakturą, więc powstają dwa dokumenty do jednej sprzedaży.
- NIP dopisany po sprzedaży – klient firmowy musi podać NIP przed wydrukiem paragonu. Bez NIP na paragonie nie wystawisz firmie faktury.
- Podwójny VAT w JPK – faktura do paragonu nie może drugi raz zwiększać sprzedaży, bo ta jest już w raporcie dobowym.
- Brak powiązania z paragonem – zapisuj numer paragonu i numer unikatowy kasy przy każdej fakturze do paragonu.
Jak połączyć kasę fiskalną i KSeF w praktyce?
Najprościej, gdy kasa lub drukarka fiskalna i program do faktur KSeF pracują obok siebie bez przepisywania danych:
- kasa lub drukarka fiskalna online – sprzedaż i paragony dla klientów indywidualnych,
- system do KSeF – faktury dla firm, faktury do paragonów, odbiór faktur zakupowych i UPO.
Do obsługi KSeF polecamy KSeFService.pl. To panel WWW i REST API do wysyłania faktur FA(3), pobierania faktur zakupowych, UPO, statusów i korekt. Współpracuje też z drukarkami fiskalnymi Posnet. Więcej o dokumentach z KSeF przeczytasz we wpisach UPO i numer KSeF oraz JPK_V7 z danych KSeF.
Kasy fiskalne i KSeF w Częstochowie
W BSD-NET w Częstochowie sprzedajemy, fiskalizujemy i serwisujemy kasy oraz drukarki fiskalne Posnet i Fawag. Pomożemy też ułożyć sprzedaż tak, żeby paragony i faktury KSeF do siebie pasowały. Zapraszamy do Hali Estakada (parter), ul. 11-Listopada 1/3, 42-200 Częstochowa. Zadzwoń: 34 363 33 32 lub 512 290 064. Zobacz też ofertę kas fiskalnych.
Najczęstsze pytania
Czy po wejściu KSeF nadal potrzebuję kasy fiskalnej?
Tak. KSeF dotyczy faktur, a kasa rejestruje sprzedaż dla osób prywatnych. Jeśli masz obowiązek ewidencji na kasie, KSeF go nie znosi.
Czy fakturę dla konsumenta muszę wysłać do KSeF?
Nie. Faktury dla osób prywatnych możesz wystawiać poza KSeF. Wysłanie ich do KSeF jest dobrowolne.
Co zrobić z kasą, która drukuje faktury?
Do końca 2026 r. możesz z tej funkcji korzystać. Od 2027 r. faktury dla firm wystawisz już tylko w KSeF, więc warto wcześniej przygotować program do KSeF i przeszkolić personel.
Ktoś zapomniał podać NIP przy zakupie. Czy mogę wystawić fakturę?
Nie. Jeśli firma chce fakturę do paragonu, jej NIP musi być na paragonie w chwili sprzedaży. Dopisanie NIP później nie jest dozwolone.
